Cách chuẩn bị cho buổi lấy lời khai: hướng dẫn thực tế cho nhân chứng

Buổi lấy lời khai là gì, và vì sao việc chuẩn bị quan trọng

Buổi lấy lời khai (tiếng Anh gọi là deposition) là việc khai dưới lời tuyên thệ bên ngoài phòng xử án, không có thẩm phán hiện diện. Tại Las Vegas, điều đó thường có nghĩa là phòng họp của một văn phòng luật, phòng lấy lời khai của một công ty tốc ký tòa án như phòng của chúng tôi trên đường South Rancho Drive, hoặc qua hội nghị truyền hình; các buổi lấy lời khai hầu như không bao giờ diễn ra tại tòa án. Một luật sư đặt câu hỏi cho quý vị, quý vị trả lời dưới lời tuyên thệ, và một tốc ký viên tòa án được chứng nhận ghi lại từng lời. Kết quả là một bản ghi lời khai (transcript) bằng văn bản trở thành một phần hồ sơ vụ kiện và có thể được đọc, trích dẫn hoặc phát lại tại tòa.

Phần cuối đó chính là lý do việc chuẩn bị quan trọng. Không có điều gì quý vị nói trong buổi lấy lời khai là tùy tiện. Mọi câu trả lời đều được ghi lại nguyên văn, kể cả những lúc ngập ngừng và những câu nói dở dang, và luật sư của cả hai bên sẽ nghiên cứu bản ghi lời khai trong nhiều tháng. Một nhân chứng hiểu rõ quy trình sẽ bình tĩnh hơn, lắng nghe tốt hơn và đưa ra lời khai đứng vững được.

Hướng dẫn này là thông tin chung từ phía tốc ký viên tòa án ngồi ở bàn làm việc. Đây không phải là tư vấn pháp lý. Chỉ dẫn của luật sư riêng của quý vị luôn được ưu tiên trước, và nếu điều gì ở đây mâu thuẫn với lời luật sư của quý vị, hãy làm theo luật sư của quý vị.

Ai có mặt trong phòng

Các buổi lấy lời khai nhỏ hơn và yên tĩnh hơn hầu hết mọi người nghĩ. Một buổi lấy lời khai dân sự thông thường gồm những người dưới đây, và không có ai khác.

• Luật sư thẩm vấn, người đại diện cho bên kia và đặt phần lớn các câu hỏi.
• Luật sư của quý vị, người ngồi cạnh quý vị, có thể phản đối hình thức của một số câu hỏi, và có thể đặt câu hỏi bổ sung vào cuối buổi.
• Tốc ký viên tòa án, một chuyên gia trung lập được chứng nhận, người chủ trì lời tuyên thệ, ghi lại từng lời, và sau đó lập bản ghi lời khai có chứng nhận. Tại Nevada, người này phải có chứng chỉ tốc ký viên tòa án Nevada (NRS 656.145), và chính chứng chỉ đó mang theo thẩm quyền cho quý vị tuyên thệ mà không cần ủy nhiệm công chứng viên (NRS 656.315). Tốc ký viên không làm việc cho bên nào cả.
• Chuyên viên quay phim pháp lý, nếu buổi lấy lời khai được ghi hình. Chuyên viên quay phim vận hành máy quay và thông báo khi bắt đầu và ngừng ghi biên bản.
• Thông dịch viên, nếu quý vị khai bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh. Trước khi bắt đầu, thông dịch viên tuyên thệ hoặc cam đoan sẽ thông dịch chính xác, và thông dịch viên không được là vợ hoặc chồng hay người thân của quý vị, không được thiên vị ủng hộ hoặc chống lại một bên, hoặc có lợi ích liên quan đến kết quả (NRS 50.054).
• Đôi khi có đại diện của một bên, chẳng hạn nhân viên giám định bảo hiểm hoặc một viên chức công ty, người quan sát và không phát biểu.

Tốc ký viên tòa án là người duy nhất trong phòng mà công việc duy nhất là sự chính xác. Hãy nói sao cho tốc ký viên hiểu được, và quý vị sẽ được tất cả mọi người hiểu.

Tuần trước buổi lấy lời khai

Chuẩn bị tốt chủ yếu là việc gặp luật sư của quý vị và dọn trống lịch cho ngày hôm đó. Quý vị không cần phải ghi nhớ bất cứ điều gì, và quý vị không nên cố soạn sẵn câu trả lời.

Hãy chờ đợi ít nhất một buổi chuẩn bị với luật sư của quý vị. Hãy dùng buổi đó để hiểu những chủ đề mà bên kia có thể đề cập, xem lại các tài liệu luật sư của quý vị chọn ra, và tập nhịp điệu lắng nghe trọn một câu hỏi trước khi trả lời. Hãy hỏi luật sư của quý vị cần làm gì nếu được đưa cho một tài liệu quý vị chưa từng thấy, và việc phản đối sẽ diễn ra như thế nào.

Hãy xác nhận các chi tiết hậu cần bằng văn bản: ngày, giờ bắt đầu, địa điểm hoặc đường dẫn hội nghị truyền hình, cần dành bao nhiêu thời gian trên lịch, và liệu buổi lấy lời khai có được ghi hình hay không. Nếu quý vị cần thông dịch viên, hỗ trợ cho người khuyết tật, hoặc nghỉ giải lao thường xuyên vì lý do sức khỏe, hãy nói với luật sư của quý vị ngay bây giờ để có thể sắp xếp trước với công ty tốc ký.

• Chỉ xem lại các tài liệu luật sư của quý vị đưa cho. Đừng tự lục tìm trong hồ sơ hay email của mình trừ khi luật sư của quý vị yêu cầu.
• Đừng bàn về lời khai của quý vị với bất kỳ ai khác ngoài luật sư của quý vị. Các cuộc trò chuyện với bạn bè, đồng nghiệp hoặc gia đình không được bảo mật.
• Hoàn toàn tránh xa mạng xã hội về vụ việc, cả trước lẫn sau.
• Hãy ngủ đủ giấc. Buổi lấy lời khai đền đáp sự kiên nhẫn và chú ý nhiều hơn hẳn sự khôn khéo.

Ngày diễn ra buổi lấy lời khai

Hãy dự định đến sớm mười lăm đến hai mươi phút, hoặc tham gia buổi lấy lời khai từ xa mười phút trước giờ bắt đầu. Mang theo giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp, vì tốc ký viên tòa án có thể cần xác nhận danh tính của quý vị trước khi chủ trì lời tuyên thệ. Mang theo kính đọc sách nếu quý vị dùng, vì nhiều khả năng quý vị sẽ được đưa tài liệu. Nếu buổi lấy lời khai diễn ra tại một văn phòng luật ở trung tâm Las Vegas, hãy dành thêm thời gian cho việc đậu xe và đăng ký vào tòa nhà; nhiều tòa nhà ở trung tâm gần Regional Justice Center dùng bãi đậu xe trả phí và yêu cầu khách đăng ký.

Hãy ăn mặc như khi đi dự một cuộc họp công việc quan trọng hoặc ra tòa. Nếu buổi lấy lời khai được ghi hình, tránh họa tiết rối mắt, màu trắng sáng và trang sức gây tiếng động. Màu trơn, trầm lên hình đẹp nhất.

Đừng mang tài liệu, ghi chú hay điện thoại đến bàn trừ khi luật sư của quý vị đã dặn. Bất cứ thứ gì quý vị mang theo và tham khảo thường có thể bị bên kia yêu cầu cung cấp. Điện thoại phải tắt hẳn, không phải để im lặng, trong suốt buổi.

Quý vị có thể xin nghỉ giải lao bất cứ lúc nào, miễn là không có câu hỏi nào đang chờ trả lời. Nghỉ giải lao là bình thường. Hãy dùng thời gian đó để vươn vai, uống nước và lấy lại tinh thần. Tốc ký viên sẽ ghi lại thời điểm quý vị ngừng và quay lại ghi biên bản.

Cách trả lời câu hỏi

Những thói quen dưới đây là điều các nhân chứng có kinh nghiệm làm và các nhân chứng hồi hộp quên mất. Không có thói quen nào là mánh khóe. Chúng chỉ đơn giản giữ cho biên bản chính xác và giữ cho quý vị không trả lời một câu hỏi không được đặt ra.

• Lắng nghe trọn câu hỏi. Nhiều nhân chứng bắt đầu trả lời câu hỏi họ dự đoán thay vì câu hỏi thực sự được đặt ra.
• Dừng một chút trước khi trả lời. Một khoảng lặng ngắn cho luật sư của quý vị cơ hội phản đối và cho quý vị một khoảnh khắc để suy nghĩ. Khoảng lặng không xuất hiện trong bản ghi lời khai; một câu trả lời vội vàng thì có.
• Chỉ trả lời câu hỏi được đặt ra, rồi dừng lại. Đừng tự nguyện kể thêm, giải thích hay lấp đầy khoảng lặng. Nếu luật sư muốn biết thêm, luật sư sẽ hỏi.
• Trả lời thành tiếng. Gật đầu, nhún vai và những âm thanh như ừ hử, ừm rất khó ghi lại và dễ bị hiểu sai. Hãy nói có hoặc không.
• Đừng đoán. Nếu quý vị không biết, hãy nói quý vị không biết. Nếu quý vị không nhớ, hãy nói quý vị không nhớ. Đó là hai câu trả lời khác nhau, và cả hai đều trọn vẹn.
• Phân biệt ước lượng với đoán mò. Nếu quý vị có thể ước lượng hợp lý một khoảng thời gian, khoảng cách hoặc số lượng, hãy nói vậy và đưa ra ước lượng. Nếu không thể, đừng bịa ra.
• Yêu cầu nhắc lại hoặc diễn đạt lại câu hỏi nếu quý vị không hiểu. Một khi quý vị đã trả lời, biên bản mặc nhiên coi là quý vị đã hiểu.
• Đọc bất kỳ tài liệu nào được đưa cho quý vị trước khi trả lời câu hỏi về nó. Hãy dành thời gian quý vị cần. Không ai thúc giục quý vị.
• Tự đính chính trong biên bản nếu quý vị nhận ra một câu trả lời trước đó là sai hoặc chưa đầy đủ. Hãy nói với luật sư rằng quý vị muốn quay lại một điều quý vị đã nói. Sửa ngay trong phòng tốt hơn nhiều so với phát hiện ra trong bản ghi lời khai sau này.
• Giữ bình thản. Luật sư thẩm vấn có thể thân thiện, lặp đi lặp lại hoặc gay gắt. Công việc của quý vị luôn như nhau trong mọi trường hợp: lắng nghe, dừng một chút, trả lời trung thực, dừng lại.

Nếu luật sư của quý vị phản đối, hãy ngừng nói và chờ. Theo NRCP 30(c)(2), lời phản đối được ghi vào biên bản và việc thẩm vấn vẫn tiếp tục, nên trong hầu hết các trường hợp quý vị sẽ được bảo tiếp tục trả lời. Luật sư của quý vị chỉ có thể chỉ thị quý vị không trả lời để bảo vệ một đặc quyền, để thực thi một giới hạn do tòa án ra lệnh, hoặc để trình một kiến nghị ngừng hay giới hạn buổi lấy lời khai.

Tốc ký viên tòa án cần gì ở quý vị

Một bản ghi lời khai sạch sẽ phụ thuộc vào một vài điều mà chỉ nhân chứng kiểm soát được. Đây là những yêu cầu mà tốc ký viên tòa án thường xuyên phải ngắt buổi lấy lời khai để đưa ra nhất.

• Đánh vần các tên bất thường, tên đường, thuật ngữ y khoa và tên sản phẩm ngay lần đầu chúng được nhắc đến. Tốc ký viên thường sẽ hỏi, và quý vị chủ động đánh vần cũng không sao.
• Nói với tốc độ tự nhiên, đều đặn và nói hết câu. Bỏ lửng câu khiến biên bản mơ hồ.
• Chờ luật sư hỏi xong rồi mới bắt đầu trả lời, ngay cả khi quý vị biết câu hỏi sẽ đi về đâu. Hai người nói cùng lúc thì không thể ghi lại cả hai.
• Nói số liệu rõ ràng, và nói cả đơn vị. Đô la, feet, dặm, phút và ngày tháng đều cần được nói ra, không phải ra dấu.
• Coi mọi thứ đều đang được ghi vào biên bản trừ khi tốc ký viên đã xác nhận là đã ngừng ghi. Những lời bình luận bên lề khi đang ghi biên bản sẽ đi vào bản ghi lời khai.
• Khi một tài liệu chứng cứ (exhibit) được đánh dấu, hãy gọi nó theo số hiệu chứng cứ khi có thể, để bản ghi lời khai luôn rõ ràng quý vị đang nói đến tài liệu nào.

Nếu buổi lấy lời khai của quý vị diễn ra từ xa

Lấy lời khai qua hội nghị truyền hình giờ đây là chuyện thường ngày ở Quận Clark, thường với nhân chứng ở trong một phòng họp tại Las Vegas và một hoặc nhiều luật sư tham dự từ ngoài tiểu bang. Lời tuyên thệ, biên bản và các quy tắc ứng xử đều giống như khi gặp trực tiếp, nhưng việc chuẩn bị thiết bị là do quý vị lo.

Trong một vụ kiện tại tòa tiểu bang Nevada, buổi lấy lời khai được tiến hành từ xa theo thỏa thuận của các bên hoặc theo lệnh tòa (NRCP 30(b)(4)), và quy định coi buổi lấy lời khai diễn ra tại bất cứ nơi nào quý vị trả lời câu hỏi. Một nhân chứng trả lời từ bàn bếp ở Henderson đang được lấy lời khai tại Nevada, bất kể các luật sư ở tiểu bang nào.

• Kiểm tra đường dẫn, camera và micro của quý vị vào ngày hôm trước, và kiểm tra lại ba mươi phút trước giờ bắt đầu. Dùng máy tính thay vì điện thoại bất cứ khi nào có thể.
• Ngồi trong một phòng riêng yên tĩnh, đóng cửa. Hướng mặt về phía cửa sổ hoặc đèn để khuôn mặt quý vị được chiếu sáng từ phía trước, không phải từ phía sau.
• Giữ camera ngang tầm mắt và khung hình từ ngực trở lên. Nhìn vào camera khi trả lời.
• Không ai khác được ở trong phòng, và không ai được nhắn tin hay nhắc bài cho quý vị trong lúc khai, trừ khi mọi người trong biên bản đã đồng ý. Đóng email, ứng dụng trò chuyện và mọi ứng dụng khác.
• Chuẩn bị sẵn giấy tờ tùy thân có ảnh để giơ lên trước camera. Tốc ký viên có thể cần xem trước khi chủ trì lời tuyên thệ.
• Tài liệu thường được chia sẻ trên màn hình hoặc gửi qua đường dẫn chứng cứ bảo mật. Hãy hỏi cách xử lý tài liệu chứng cứ trước khi buổi lấy lời khai bắt đầu. Trong một vụ kiện ở Quận Clark, lệnh của tòa về ứng xử khi lấy lời khai (AO 22-08) yêu cầu luật sư thẩm vấn cung cấp cho mọi người tham gia bản sao điện tử của bất kỳ tài liệu nào được sử dụng và hiển thị tài liệu đó trên luồng video trong khi hỏi quý vị về nó.
• Nếu kết nối bị ngắt, tốc ký viên sẽ ngừng ghi biên bản. Hãy kết nối lại và chờ được báo là quý vị đã quay lại biên bản rồi mới nói.

Sau buổi lấy lời khai

Khi luật sư thẩm vấn không còn câu hỏi nào nữa và luật sư của quý vị đã hỏi xong phần bổ sung, tốc ký viên kết thúc biên bản. Sau đó tốc ký viên lập bản ghi lời khai có chứng nhận, mà luật sư của quý vị sẽ nhận được theo lịch các bên đã thỏa thuận. Bản ghi lời khai cấp tốc và bản nháp có sẵn khi vụ kiện cần sớm hơn.

Tại Nevada, cơ hội đọc lại bản ghi lời khai không phải là tự động. Theo NRCP 30(e)(1), quý vị hoặc một bên phải yêu cầu điều đó trước khi buổi lấy lời khai hoàn tất, và tốc ký viên không nhắc về việc này, vì vậy nếu quý vị muốn xem lại lời khai của mình, hãy nói với luật sư của quý vị trước khi buổi lấy lời khai kết thúc. Một khi đã yêu cầu xem lại, quý vị có 30 ngày kể từ khi tốc ký viên thông báo cho các bên rằng bản ghi lời khai hoặc bản ghi âm đã sẵn sàng để đọc và, nếu có thay đổi về hình thức hoặc nội dung, ký một bản kê liệt kê từng thay đổi và lý do. Bản kê đó là thứ giới hành nghề gọi là bảng đính chính (errata sheet). Giấy chứng nhận của tốc ký viên ghi rõ liệu việc xem lại có được yêu cầu hay không và đính kèm mọi thay đổi quý vị thực hiện trong vòng 30 ngày (NRCP 30(e)(2)). Bản thân bản ghi lời khai không bao giờ được viết lại; các câu trả lời ban đầu của quý vị vẫn ở trong đó và phần đính chính đi kèm theo.

Quy định của Nevada không nói điều gì xảy ra với bản ghi lời khai mà nhân chứng không bao giờ ký, và không giới hạn các loại thay đổi quý vị có thể liệt kê, nên luật sư của quý vị sẽ giải thích việc xem lại và ký sẽ được xử lý ra sao trong vụ việc của quý vị. Trong một vụ kiện liên bang, quy định về việc xem lại về bản chất cũng tương tự.

Hãy nhớ rằng bản ghi lời khai có thể được đọc hoặc phát tại phiên xét xử theo NRCP 32, được dùng trong các kiến nghị, hoặc được so sánh với lời khai sau này. Đó là lý do những thói quen ở trên quan trọng: lời khai cẩn thận trong phòng thì không cần sửa chữa gì sau đó.

Câu hỏi thường gặp

Buổi lấy lời khai kéo dài bao lâu?

Tùy vào vụ việc và nhân chứng. Một số buổi lấy lời khai kéo dài một giờ; những buổi khác chiếm trọn một ngày. Trong một vụ kiện tại tòa tiểu bang Nevada, quy định là một ngày với bảy giờ khai trừ khi các bên thỏa thuận hoặc tòa án ra lệnh khác (NRCP 30(d)(1)), và tại Quận Clark, lệnh của tòa về ứng xử khi lấy lời khai chỉ tính thời gian đang ghi biên bản, nên giờ nghỉ giải lao và nghỉ ăn không tính vào đồng hồ. Luật sư của quý vị có thể đưa ra một ước tính thực tế. Hãy dành trọn cả ngày để quý vị không phải canh đồng hồ.

Tôi có thể từ chối trả lời một câu hỏi không?

Nhìn chung, quý vị trả lời mọi câu hỏi trừ khi luật sư của quý vị chỉ thị không trả lời. Tại Nevada, luật sư chỉ có thể đưa ra chỉ thị đó để bảo vệ một đặc quyền, để thực thi một giới hạn do tòa án ra lệnh, hoặc để trình một kiến nghị ngừng hay giới hạn buổi lấy lời khai (NRCP 30(c)(2)). Nếu một câu hỏi có vẻ không phù hợp, hãy dừng lại và để luật sư của quý vị phản đối. Đừng tự ý từ chối.

Tôi có thể mang theo ghi chú để giúp nhớ không?

Chỉ khi luật sư của quý vị đã dặn. Bất cứ thứ gì quý vị mang đến bàn và dựa vào thường có thể bị bên kia yêu cầu cung cấp, nên hầu hết các luật sư yêu cầu nhân chứng không mang gì ngoài giấy tờ tùy thân.

Tôi có nhận được một bản sao của bản ghi lời khai không?

Bản gốc có chứng nhận được gửi cho luật sư đã đặt bản ghi lời khai (NRCP 30(f)(1)). Theo NRCP 30(f)(3), tốc ký viên phải cung cấp bản sao cho bất kỳ bên nào, hoặc cho quý vị với tư cách người khai, khi được thanh toán khoản phí hợp lý, vì vậy hãy hỏi luật sư của quý vị liệu quý vị có xem lại bản ghi lời khai hay không và cách để có một bản sao nếu quý vị muốn. Western Reporting Services giao bản ghi lời khai có chứng nhận cho luật sư qua cổng khách hàng bảo mật của chúng tôi.

Nếu tôi nhận ra mình đã mắc lỗi thì sao?

Nếu vẫn đang ghi biên bản, hãy nói rằng quý vị muốn đính chính một câu trả lời trước đó và thực hiện. Nếu buổi lấy lời khai đã kết thúc, hãy nói ngay với luật sư của quý vị. Tại Nevada, việc đính chính sau đó chỉ có thể thực hiện nếu việc xem lại đã được yêu cầu trước khi buổi lấy lời khai hoàn tất; khi đó NRCP 30(e)(1) cho quý vị 30 ngày kể từ thông báo của tốc ký viên rằng bản ghi lời khai đã sẵn sàng để ký một bản kê liệt kê thay đổi và lý do. Câu trả lời ban đầu của quý vị vẫn ở trong bản ghi lời khai.

Buổi lấy lời khai có được ghi lại không?

Có. Tại Nevada, thông báo lấy lời khai phải nêu rõ phương thức ghi lại, có thể là tốc ký, ghi âm hoặc ghi hình (NRCP 30(b)(3)(A)). Gần như mọi buổi lấy lời khai chúng tôi thực hiện đều do một tốc ký viên tòa án được Nevada chứng nhận ghi lại, bằng tốc ký hoặc bằng phương pháp đọc ghi (voice-writing), và nhiều buổi còn được chuyên viên quay phim pháp lý ghi hình. Khi có ghi hình, tốc ký viên nhắc lại tên tốc ký viên, ngày, giờ và địa điểm, cùng tên của quý vị ở đầu mỗi đơn vị ghi hình (NRCP 30(b)(5)(B)), và chuyên viên quay phim thông báo vào biên bản khi bắt đầu và kết thúc ghi hình.

Tôi nên mặc gì?

Hãy ăn mặc như khi ra tòa hoặc dự một cuộc họp công việc quan trọng. Nếu buổi lấy lời khai được ghi hình, hãy chọn màu trơn, trầm và tránh màu trắng sáng, họa tiết rối mắt và trang sức gây tiếng động.

Các buổi lấy lời khai diễn ra ở đâu tại Las Vegas?

Hầu như không bao giờ tại tòa án. Các buổi lấy lời khai ở Las Vegas được tổ chức trong phòng họp của các văn phòng luật khắp thung lũng, trong phòng lấy lời khai của các công ty tốc ký tòa án như phòng của chúng tôi trên đường South Rancho Drive, thỉnh thoảng tại nơi làm việc của nhân chứng hoặc một phòng khám, và ngày càng nhiều qua hội nghị truyền hình với nhân chứng ở Las Vegas và luật sư tham dự từ nơi khác. Thông báo lấy lời khai nêu rõ địa điểm, và luật sư của quý vị sẽ xác nhận với quý vị.