Những điều nên và không nên làm khi lấy lời khai, từ những người ghi lại từng lời

Trước buổi lấy lời khai

Chuẩn bị chủ yếu là về luật sư và lịch của quý vị, không phải về việc ghi nhớ bất cứ điều gì.

• Nên gặp luật sư của quý vị trước buổi lấy lời khai và hỏi việc phản đối và nghỉ giải lao sẽ diễn ra như thế nào.
• Nên xác nhận bằng văn bản ngày, giờ, địa điểm hoặc đường dẫn hội nghị truyền hình, và thời lượng dự kiến.
• Nên nói với luật sư của quý vị ngay bây giờ nếu quý vị cần thông dịch viên, hỗ trợ cho người khuyết tật, hoặc nghỉ giải lao thường xuyên vì lý do sức khỏe.
• Nên ngủ đủ giấc và ăn trước đó. Buổi lấy lời khai đền đáp sự chú ý hơn bất cứ điều gì khác.
• Không nên xem lại các tài liệu luật sư của quý vị không đưa cho, và không nên tự lục tìm trong hồ sơ hay email của mình trừ khi được yêu cầu.
• Không nên bàn về lời khai của quý vị với bất kỳ ai khác ngoài luật sư của quý vị. Các cuộc trò chuyện với bạn bè, đồng nghiệp hoặc gia đình không được bảo mật.
• Không nên đăng gì về vụ việc, về bên kia hay về buổi lấy lời khai lên mạng xã hội, cả trước lẫn sau.
• Không nên mang tài liệu, ghi chú hay điện thoại đến bàn trừ khi luật sư của quý vị đã dặn. Bất cứ thứ gì quý vị mang theo và dựa vào thường có thể bị bên kia yêu cầu cung cấp.

Lắng nghe và trả lời

Đây là những thói quen quan trọng nhất, và là những điều các nhân chứng hồi hộp quên trước tiên.

• Nên lắng nghe trọn câu hỏi trước khi bắt đầu trả lời, ngay cả khi quý vị nghĩ mình biết câu hỏi sẽ đi về đâu.
• Nên dừng một chút trước khi trả lời. Khoảng lặng không xuất hiện trong bản ghi lời khai (transcript), và nó cho luật sư của quý vị thời gian để phản đối.
• Nên chỉ trả lời câu hỏi được đặt ra, rồi dừng lại. Nếu luật sư muốn biết thêm, luật sư sẽ hỏi.
• Nên trả lời thành tiếng, bằng lời. Gật đầu, nhún vai, ừ hử và ừm không thể ghi lại một cách đáng tin cậy.
• Nên nói tôi không biết khi quý vị không biết, và tôi không nhớ khi quý vị không nhớ. Đó là hai câu trả lời khác nhau, và cả hai đều trọn vẹn.
• Nên yêu cầu nhắc lại hoặc diễn đạt lại câu hỏi nếu quý vị không hiểu. Một khi quý vị đã trả lời, biên bản mặc nhiên coi là quý vị đã hiểu.
• Không nên đoán. Nếu quý vị có thể ước lượng hợp lý một khoảng thời gian, khoảng cách hoặc số lượng, hãy nói rằng đó là ước lượng và đưa ra; nếu không thể, hãy nói vậy.
• Không nên tự nguyện kể thêm, giải thích hay lấp đầy khoảng lặng. Các luật sư được đào tạo để chờ đợi.
• Không nên tranh cãi với luật sư thẩm vấn hay cố ghi điểm. Công việc của quý vị luôn như nhau với mọi câu hỏi: lắng nghe, dừng một chút, trả lời trung thực, dừng lại.
• Không nên trả lời một câu hỏi quý vị không được hỏi chỉ vì quý vị đoán nó sắp đến.

Tài liệu, tài liệu chứng cứ, giờ giải lao và phản đối

Hầu hết các cơ chế của buổi lấy lời khai đều đơn giản một khi quý vị biết quy ước.

• Nên đọc trọn vẹn bất kỳ tài liệu nào được đưa cho quý vị trước khi trả lời câu hỏi về nó. Cứ từ từ; không ai thúc giục quý vị.
• Nên gọi tài liệu theo số hiệu tài liệu chứng cứ (exhibit) một khi chúng đã được đánh dấu, để bản ghi lời khai rõ ràng quý vị đang nói đến tài liệu nào.
• Nên xin nghỉ giải lao bất cứ khi nào quý vị cần, miễn là không có câu hỏi nào đang chờ trả lời. Nghỉ giải lao là bình thường và được chờ đợi.
• Nên ngừng nói ngay khi luật sư của quý vị phản đối, và chờ được bảo có trả lời hay không.
• Không nên trả lời câu hỏi trong khi lời phản đối đang được nêu. Hãy để các luật sư nói xong.
• Không nên bàn về nội dung lời khai của quý vị trong giờ giải lao với bất kỳ ai ngoài luật sư của quý vị, và hãy coi như phòng vẫn có thể đang ghi cho đến khi tốc ký viên xác nhận quý vị đã ngừng ghi biên bản.

Danh sách của tốc ký viên tòa án

Đây là những yêu cầu mà tốc ký viên thường xuyên phải ngắt buổi lấy lời khai để đưa ra nhất. Chủ động làm những điều này khiến quý vị trông có chuẩn bị và giữ cho biên bản sạch sẽ.

• Nên đánh vần các tên bất thường, tên đường, thuật ngữ y khoa và tên sản phẩm ngay lần đầu chúng được nhắc đến.
• Nên nói với tốc độ đều đặn và nói hết câu. Bỏ lửng câu khiến biên bản mơ hồ.
• Nên chờ luật sư hỏi xong rồi mới bắt đầu. Hai giọng nói cùng lúc thì không thể ghi lại cả hai.
• Nên nói số liệu kèm đơn vị: đô la, feet, dặm, phút, ngày tháng.
• Không nên ra dấu thay cho lời nói. Hãy chỉ vào tài liệu, rồi nói quý vị đang chỉ vào cái gì.
• Không nên cho rằng bất cứ điều gì đã ngoài biên bản cho đến khi tốc ký viên xác nhận.

Sai sót, đính chính và sau đó

Không ai khai hoàn hảo cả. Điều quan trọng là cách xử lý một sai sót.

• Nên tự đính chính trong biên bản ngay khi quý vị nhận ra một câu trả lời trước đó là sai hoặc chưa đầy đủ. Hãy nói rằng quý vị muốn quay lại một điều quý vị đã nói trước đó.
• Nên báo ngay cho luật sư của quý vị nếu quý vị nhận ra sai sót sau khi buổi lấy lời khai đã kết thúc; tùy theo quy tắc trong vụ việc của quý vị, nó có thể được ghi nhận trên bảng đính chính (errata sheet) trong thời gian xem lại.
• Nên hỏi luật sư của quý vị liệu quý vị có xem lại bản ghi lời khai hay không và việc đính chính được thực hiện ra sao.
• Không nên cố sửa một sai sót bằng cách lặng lẽ thay đổi câu chuyện của mình ở phần sau của buổi lấy lời khai. Hãy xử lý nó một cách trực tiếp.
• Không nên bàn về buổi lấy lời khai với bất kỳ ai ngoài luật sư của quý vị sau đó, và tránh xa mạng xã hội về chuyện này.
• Không nên ngạc nhiên nếu bản ghi lời khai đọc lên kém trau chuốt hơn cảm giác của quý vị. Nó là nguyên văn. Những câu nói dở và từ lặp lại là bình thường và các luật sư đọc lướt qua chúng.

Nếu buổi lấy lời khai được ghi hình

Mọi điều ở trên đều áp dụng, cộng thêm một vài điều mà máy quay bổ sung.

• Nên mặc màu trơn, trầm và tránh màu trắng sáng, họa tiết rối mắt và trang sức gây tiếng động.
• Nên ngồi yên, giữ tay bình tĩnh, và nhìn vào luật sư đặt câu hỏi, hoặc nhìn vào camera nếu quý vị tham gia từ xa.
• Không nên phản ứng lộ liễu với câu hỏi, tài liệu hay lời phản đối. Nét mặt được ghi lại ngay cả khi lời nói thì không.
• Không nên ăn, nhai kẹo cao su hay xem điện thoại trong khi đang ghi biên bản. Trên video, điều đó là vĩnh viễn.

Câu hỏi thường gặp

Thói quen quan trọng nhất là gì?

Lắng nghe trọn câu hỏi, dừng một chút, và chỉ trả lời câu hỏi đó. Phần lớn rắc rối của nhân chứng đến từ việc trả lời một câu hỏi khác với câu được hỏi, hoặc từ việc tiếp tục nói sau khi câu trả lời đã hoàn tất.

Dừng lại trước mỗi câu trả lời có bất lịch sự không?

Không. Những khoảng dừng là điều được chờ đợi ở buổi lấy lời khai và không xuất hiện trong bản ghi lời khai. Một khoảng lặng ngắn bảo vệ quý vị, cho luật sư của quý vị cơ hội phản đối, và làm câu trả lời của quý vị chính xác hơn.

Tôi có thể nói tôi không nhớ nếu tôi chỉ nhớ một phần không?

Hãy nói sự thật chính xác nhất có thể. Nếu quý vị nhớ một phần của điều gì đó, hãy nói điều quý vị nhớ và rằng quý vị không nhớ phần còn lại. Nếu quý vị có thể ước lượng hợp lý, hãy nói đó là ước lượng. Đừng bao giờ bịa ra sự chắc chắn mà quý vị không có.

Nếu luật sư thô lỗ hoặc lặp lại cùng một câu hỏi thì sao?

Giữ bình thản. Lặp lại và gây áp lực là chiến thuật, không phải chuyện cá nhân. Hãy đưa ra cùng câu trả lời trung thực, để luật sư của quý vị phản đối nếu việc hỏi không phù hợp, và đừng tranh cãi. Bản ghi lời khai đền đáp người bình tĩnh hơn trong phòng.

Nếu tôi cần đi vệ sinh thì sao?

Hãy xin nghỉ giải lao. Miễn là không có câu hỏi nào đang chờ trả lời, nghỉ giải lao là bình thường và không ai từ chối. Tốc ký viên ghi lại thời điểm ngừng và quay lại ghi biên bản.