Lấy lời khai từ xa diễn ra như thế nào: lời tuyên thệ, tài liệu chứng cứ, công nghệ và biên bản

Từ xa, kết hợp và trực tiếp

Một buổi lấy lời khai (tiếng Anh gọi là deposition) hoàn toàn từ xa có mọi người tham gia trên hội nghị truyền hình: nhân chứng, các luật sư, tốc ký viên tòa án, và chuyên viên quay phim nếu có. Một buổi lấy lời khai kết hợp có một số người ở trong phòng và những người khác kết nối từ xa; mô hình phổ biến ở Las Vegas là nhân chứng, luật sư địa phương và tốc ký viên ở trong một phòng họp với luật sư ngoài tiểu bang xuất hiện trên màn hình. Cả hai đều được ghi lại theo cùng cách, và cả hai đều tạo ra bản ghi lời khai (transcript) có chứng nhận giống hệt về hình thức với buổi lấy lời khai trực tiếp.

Phương thức ghi lại phải được nêu trong thông báo lấy lời khai (NRCP 30(b)(3)(A)). Trong một vụ kiện tại tòa tiểu bang Nevada, bản thân hình thức từ xa dựa trên NRCP 30(b)(4): "Các bên có thể thỏa thuận - hoặc tòa án có thể theo kiến nghị ra lệnh - rằng buổi lấy lời khai được tiến hành qua điện thoại hoặc phương tiện từ xa khác." Cùng quy định đó xác định buổi lấy lời khai từ xa diễn ra ở đâu: nó "diễn ra tại nơi người khai trả lời các câu hỏi," điều này quyết định ai có thể cho nhân chứng tuyên thệ và bất kỳ kiến nghị buộc thi hành nào thuộc về đâu. Quy định liên bang về bản chất cũng giống vậy.

Tại Quận Clark, lệnh về ứng xử khi lấy lời khai của Tòa án Quận Tư pháp Thứ Tám (AO 22-08) bổ sung rằng buổi lấy lời khai thông thường sẽ diễn ra trực tiếp, với phương tiện từ xa theo thỏa thuận của các bên hoặc lệnh tòa khi có lý do chính đáng. Trên thực tế, gần như mọi buổi lấy lời khai từ xa chúng tôi ghi lại đều dựa trên một thỏa thuận bằng văn bản, và chúng tôi yêu cầu điều đó khi đặt lịch để mọi việc được giải quyết trước ngày hẹn.

Ai chủ trì và ai điều hành phòng

Phải có ai đó chịu trách nhiệm về hội nghị truyền hình: tạo cuộc họp, cho người tham gia vào, quản lý các phòng họp nhỏ (breakout room) cho các cuộc trao đổi riêng giữa luật sư và khách hàng, và xử lý việc kết nối lại không thể tránh khỏi. Trong hầu hết các buổi lấy lời khai từ xa của chúng tôi, đó là chúng tôi. Nhân viên của chúng tôi gửi thông tin kết nối trước, mở phiên sớm để kiểm tra công nghệ, và luôn sẵn sàng trong suốt buổi lấy lời khai. Một số văn phòng luật thích tự chủ trì trên nền tảng của họ; điều đó cũng được, miễn là tốc ký viên có quyền đồng chủ trì để quản lý biên bản.

Tốc ký viên tòa án điều hành biên bản đúng như khi gặp trực tiếp. NRCP 30(b)(5)(A) yêu cầu tốc ký viên mở đầu bằng một lời tuyên bố ghi vào biên bản nêu tên và địa chỉ làm việc của tốc ký viên, ngày, giờ và địa điểm của buổi lấy lời khai, tên người khai, việc chủ trì lời tuyên thệ hoặc cam đoan, và danh tính của mọi người có mặt. Trên hội nghị truyền hình, mục cuối cùng được đọc từ danh sách người tham gia, đó là lý do chúng tôi yêu cầu mọi người tham gia bằng tên thật. Từ đó, tốc ký viên hỏi cách đánh vần, ngăn việc nói chồng lên nhau, và ghi lại mỗi lần biên bản ngừng và tiếp tục, và ở cuối buổi tuyên bố vào biên bản rằng buổi lấy lời khai đã hoàn tất cùng với mọi thỏa thuận về việc lưu giữ bản ghi lời khai và tài liệu chứng cứ (NRCP 30(b)(5)(C)). Chuyên viên quay phim, nếu được thuê, ghi lại luồng video và thông báo về biên bản.

Lời tuyên thệ và xác định danh tính nhân chứng

Trước lời tuyên thệ, tốc ký viên cần được xác nhận về danh tính của nhân chứng. Từ xa, điều đó thường có nghĩa là nhân chứng giơ giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp lên trước camera, hoặc luật sư thỏa thuận về danh tính trong biên bản. Sau đó tốc ký viên chủ trì lời tuyên thệ qua kết nối video.

Ai có thể cho tuyên thệ trong một vụ kiện ở Nevada được xác định bởi hai điều khoản. Theo NRCP 28(a)(1), viên chức đó phải được luật liên bang hoặc luật của nơi thẩm vấn cho phép chủ trì lời tuyên thệ, hoặc được tòa án chỉ định, và theo NRCP 29(a), các bên có thể thỏa thuận rằng buổi lấy lời khai được tiến hành trước bất kỳ người nào. Vì buổi lấy lời khai từ xa diễn ra tại nơi nhân chứng trả lời, một nhân chứng ngồi tại Nevada được cho tuyên thệ theo luật Nevada, và NRS 656.315 quy định rằng tốc ký viên tòa án được Nevada chứng nhận "có thể chủ trì lời tuyên thệ và cam đoan mà không cần được bổ nhiệm làm công chứng viên."

Điều mà không quy tắc, đạo luật hay lệnh thường trực nào của Nevada nói là tốc ký viên có thể ở một phòng khác với nhân chứng. Thẩm quyền duy nhất từng nói vậy là một cặp lệnh hành chính của Quận Clark thời COVID, và điều khoản đó đã hết hiệu lực ngày 29 tháng 4 năm 2022. Thay vào đó, thông lệ đã hình thành là điều quý vị sẽ thấy trong các biên bản của chúng tôi: các luật sư đưa địa điểm của tốc ký viên và lời tuyên thệ từ xa vào thỏa thuận theo NRCP 30(b)(4), và tốc ký viên đọc nó vào biên bản trước khi cho nhân chứng tuyên thệ. Liệu một tốc ký viên Nevada có thể cho một nhân chứng đang ngồi ngoài Nevada tuyên thệ mà không có thỏa thuận như vậy hay không là câu hỏi dành cho luật sư; chúng tôi chưa tìm thấy thẩm quyền nào của Nevada theo hướng nào, và chúng tôi nêu vấn đề này khi đặt lịch.

Nhân chứng nên ở một mình trong một phòng riêng, đóng cửa. Không ai được nhắn tin, đưa ghi chú hay nhắc bài cho nhân chứng dưới bất kỳ hình thức nào trong lúc khai, và các luật sư thường yêu cầu nhân chứng xác nhận vào biên bản rằng không có ai khác hiện diện và không có ứng dụng nhắn tin nào đang mở.

Tài liệu chứng cứ được xử lý từ xa như thế nào

Tài liệu chứng cứ (exhibit) là phần của buổi lấy lời khai từ xa đáng được lên kế hoạch nhất. Có ba cách phổ biến, và luật sư thẩm vấn là người chọn.

• Chia sẻ màn hình: luật sư hiển thị tài liệu và cuộn khi nhân chứng đọc. Đơn giản, nhưng nhân chứng không thể tự lật trang và tốc ký viên cần tệp tài liệu chứng cứ riêng để đính kèm.
• Tài liệu chứng cứ đánh dấu sẵn gửi trước: một bộ niêm phong hoặc một thư mục bảo mật được chuyển đến nhân chứng hoặc luật sư bảo vệ trước buổi lấy lời khai, chỉ được mở khi được chỉ thị trong biên bản. Đáng tin cậy và quen thuộc; nó đòi hỏi luật sư thẩm vấn phải quyết định trước sẽ dùng những gì.
• Nền tảng chia sẻ tài liệu chứng cứ: một đường dẫn bảo mật qua đó tài liệu chứng cứ được đưa ra từng cái một trong buổi lấy lời khai, nhân chứng có thể xem và lật từng trang khi mỗi tài liệu được đánh dấu. Phương pháp linh hoạt nhất, và tốc ký viên tự động nhận được các bản đã đánh dấu.

Dù dùng phương pháp nào, tốc ký viên cần một bộ đầy đủ các tài liệu chứng cứ như đã đánh dấu để đính kèm vào bản ghi lời khai có chứng nhận; theo NRCP 30(f)(2)(A), các tài liệu đưa ra tại buổi lấy lời khai được đánh dấu và đính kèm theo yêu cầu của bất kỳ bên nào. Hãy quyết định phương pháp khi đặt lịch và cho chúng tôi biết, để chúng tôi có thể xác nhận tốc ký viên có những gì phương pháp đó đòi hỏi.

Quy định về tài liệu chứng cứ của Quận Clark cho lấy lời khai từ xa

Nếu vụ kiện ở Tòa án Quận Tư pháp Thứ Tám, lệnh về ứng xử khi lấy lời khai (AO 22-08) quyết định một phần câu hỏi về tài liệu chứng cứ thay cho quý vị. Trong một buổi lấy lời khai tiến hành từ xa hoặc bằng phương tiện nghe nhìn, "người thẩm vấn phải đồng thời cung cấp cho mọi người tham gia bản sao điện tử của bất kỳ tài liệu nào được dùng tại buổi lấy lời khai," và người thẩm vấn "phải hiển thị tài liệu trên luồng video trong buổi lấy lời khai từ xa qua video khi hỏi nhân chứng về tài liệu đó." Bất kỳ tài liệu nào sẽ được dùng làm tài liệu chứng cứ phải được tiết lộ trước buổi lấy lời khai; việc tiết lộ lần đầu ngay tại buổi lấy lời khai "cấu thành hành vi chơi xấu và có thể bị chế tài."

Chỉ chia sẻ màn hình thì không đáp ứng lệnh này, vì những người tham gia khác không bao giờ nhận được bản sao của riêng họ. Hãy kết hợp nó với một thư mục dùng chung hoặc một nền tảng tài liệu chứng cứ, và tiết lộ toàn bộ bộ tài liệu trước ngày hẹn. Lệnh này được liệt kê trong danh mục lệnh hành chính của tòa án và không có lệnh nào sau đó sửa đổi nó tính đến ngày 1 tháng 10 năm 2026. Quận Washoe không có quy định tương đương.

Công nghệ mỗi người tham gia cần

Biên bản chỉ tốt bằng kết nối kém nhất trong phòng. Đây là những yêu cầu tối thiểu chúng tôi đặt ra cho mọi người tham gia.

• Một máy tính, không phải điện thoại. Điện thoại dễ rớt cuộc gọi, che mất khung xem tài liệu chứng cứ, và khó đặt đúng vị trí.
• Kết nối có dây hoặc kết nối không dây mạnh. Hãy đề nghị người trong nhà không xem video trực tuyến trong buổi lấy lời khai.
• Camera ngang tầm mắt, khung hình từ ngực trở lên, với ánh sáng ở phía trước mặt chứ không phải phía sau.
• Tai nghe có micro hoặc một micro rời tốt. Micro của máy tính xách tay thu cả tiếng bàn phím, máy lạnh và tiếng ồn trong phòng, và mỗi thứ đó đều hiện lên thành một chỗ không nghe rõ trong bản ghi lời khai.
• Một phòng riêng yên tĩnh, đóng cửa, tắt thông báo trên mọi thiết bị.
• Phương pháp tài liệu chứng cứ đã được kiểm tra trước: đường dẫn mở được, thư mục truy cập được, chia sẻ màn hình được cho phép.
• Số điện thoại của tốc ký viên hoặc văn phòng chúng tôi phòng khi kết nối bị mất hoàn toàn.

Ghi hình và các dịch vụ khác

Buổi lấy lời khai từ xa có thể được ghi hình bởi một chuyên viên quay phim pháp lý, người ghi lại luồng hội nghị truyền hình, thông báo về biên bản, và tạo ra video có chứng nhận mà sau này có thể đồng bộ với bản ghi lời khai. Tại Nevada, phương thức ghi lại phải được nêu trong thông báo, và bất kỳ bên nào khác muốn thêm một phương thức bổ sung phải thông báo trước và tự chịu chi phí (NRCP 30(b)(3)). Tốc ký viên, với tư cách viên chức, chứng nhận biên bản và giữ một bản sao của mọi bản ghi (NRCP 30(f)), và quy định cấm làm méo mó ngoại hình hay thái độ của bất kỳ ai bằng kỹ thuật ghi hình (NRCP 30(b)(5)(B)). Nevada không cấp phép cho chuyên viên quay phim lấy lời khai; việc chứng nhận thuộc về tốc ký viên. Ghi lại cuộc họp bằng nút ghi của chính nền tảng nằm ngoài tất cả những điều đó: không ai được thông báo, không ai chứng nhận, và không ai lưu giữ nó theo quy định. Nếu quý vị muốn có video dùng được, hãy thuê chuyên viên quay phim.

Thông dịch viên làm việc từ xa theo chế độ nối tiếp, trong đó câu hỏi và câu trả lời được dịch lần lượt, hoặc qua một kênh thông dịch riêng nếu nền tảng hỗ trợ. Trước khi bắt đầu, thông dịch viên tuyên thệ hoặc cam đoan sẽ thông dịch chính xác (NRS 50.054). Bản nháp được giao bằng phương thức điện tử giống như khi gặp trực tiếp. Tốc ký thời gian thực (realtime) có sẵn theo yêu cầu và nên được sắp xếp khi đặt lịch để tốc ký viên có thể thiết lập luồng truyền từ xa.

Điều gì hay trục trặc, và biên bản được bảo vệ ra sao

Mọi buổi lấy lời khai từ xa đều có ít nhất một trục trặc. Quy trình dưới đây giữ chúng ngoài bản ghi lời khai.

• Nếu kết nối của nhân chứng bị ngắt, tốc ký viên ngừng ghi biên bản ngay lập tức. Lời khai chỉ tiếp tục khi nhân chứng đã quay lại và tốc ký viên xác nhận biên bản đang ghi. Nhân chứng được nhắc lại về lời tuyên thệ.
• Nếu âm thanh bị ngắt quãng giữa câu trả lời, tốc ký viên sẽ yêu cầu nhắc lại câu trả lời. Nhân chứng nên lường trước điều này và không bị bối rối.
• Nếu hai người nói cùng lúc, tốc ký viên ngăn họ lại, như khi gặp trực tiếp. Độ trễ từ xa khiến việc nói chồng lên nhau phổ biến hơn; một nhịp điệu chậm hơn sẽ khắc phục điều đó.
• Nếu một tài liệu chứng cứ không mở được, hãy ngừng ghi biên bản trong khi giải quyết thay vì mô tả nó từ trí nhớ.
• Nếu một người tham gia cần trao đổi riêng, hãy dùng phòng họp nhỏ hoặc gọi điện thoại trong giờ giải lao, không bao giờ dùng chức năng trò chuyện khi đang ghi biên bản.

Đặt lịch lấy lời khai từ xa với chúng tôi

Hãy cho chúng tôi biết buổi lấy lời khai là từ xa hay kết hợp, ai chủ trì, những người tham gia nào ở từ xa, phương pháp tài liệu chứng cứ, và liệu quý vị có muốn ghi hình, thông dịch viên hay tốc ký thời gian thực hay không. Chúng tôi gửi thông tin kết nối trước, mở phiên sớm để kiểm tra công nghệ, và giữ nhân viên sẵn sàng trong suốt buổi. Các buổi lấy lời khai kết hợp có thể dùng phòng lấy lời khai của chúng tôi trên đường South Rancho Drive, nơi phòng đã được trang bị sẵn cho người tham gia từ xa.

Câu hỏi thường gặp

Tốc ký viên tòa án có thể cho nhân chứng tuyên thệ qua Zoom không?

Không có quy tắc hay đạo luật nào của Nevada trả lời trực tiếp câu hỏi đó. Buổi lấy lời khai từ xa được coi là tiến hành tại nơi nhân chứng trả lời (NRCP 30(b)(4)), viên chức phải được phép chủ trì lời tuyên thệ tại nơi đó hoặc được tòa án chỉ định trừ khi các bên thỏa thuận chọn bất kỳ người nào (NRCP 28(a), 29(a)), và tốc ký viên tòa án được Nevada chứng nhận có thể chủ trì lời tuyên thệ theo NRS 656.315. Không điều khoản nào trong số đó nói rằng tốc ký viên phải ở cùng phòng, và cũng không điều nào nói tốc ký viên có thể ở nơi khác; lệnh của Quận Clark từng nói vậy đã hết hiệu lực vào tháng 4 năm 2022. Đó là lý do các luật sư ở Nevada đưa lời tuyên thệ từ xa vào thỏa thuận theo NRCP 30(b)(4). Chúng tôi nêu vấn đề này khi đặt lịch để mọi việc được giải quyết trước ngày hẹn; liệu vụ việc cụ thể của quý vị có cần thỏa thuận hay không là câu hỏi dành cho luật sư của quý vị.

Chúng tôi có thể chỉ cần ghi lại cuộc họp Zoom thay vì thuê chuyên viên quay phim không?

Quý vị có thể nhấn nút, nhưng kết quả không phải là video pháp lý có chứng nhận. Tại Nevada, phương thức ghi lại phải được nêu trong thông báo, một phương thức bổ sung cần thông báo trước cho các bên khác, và viên chức chứng nhận và lưu giữ bản ghi (NRCP 30(b)(3), 30(f)); bản ghi của nền tảng không đáp ứng điều nào trong số đó. Nếu quý vị có thể muốn phát lời khai tại phiên xét xử hoặc đồng bộ video với bản ghi lời khai, hãy thuê một chuyên viên quay phim pháp lý, người có thể ghi lại luồng hội nghị truyền hình để tốc ký viên có thể chứng nhận biên bản.

Tài liệu chứng cứ được xử lý như thế nào trong buổi lấy lời khai từ xa?

Bằng chia sẻ màn hình, bằng tài liệu chứng cứ đánh dấu sẵn gửi trước, hoặc qua một nền tảng chia sẻ tài liệu chứng cứ bảo mật. Luật sư thẩm vấn là người chọn. Trong mọi trường hợp, tốc ký viên cần một bộ đầy đủ các tài liệu chứng cứ đã đánh dấu để đính kèm vào bản ghi lời khai có chứng nhận, vì vậy hãy quyết định phương pháp khi đặt lịch.

Điều gì xảy ra nếu nhân chứng mất kết nối?

Tốc ký viên ngừng ghi biên bản ngay lập tức. Lời khai chỉ tiếp tục khi nhân chứng đã kết nối lại và tốc ký viên xác nhận biên bản đã ghi trở lại. Không điều gì nói ra trong lúc nhân chứng mất kết nối trở thành lời khai.

Buổi lấy lời khai kết hợp có thể dùng phòng họp của quý công ty không?

Có. Các phòng lấy lời khai của chúng tôi trên đường South Rancho Drive tại Las Vegas được trang bị cho người tham gia từ xa, và nhân chứng, luật sư địa phương và tốc ký viên ở trong phòng với luật sư ngoài tiểu bang trên màn hình là một trong những cách sắp xếp phổ biến nhất mà chúng tôi ghi lại.